การจัดการฐานข้อมูลเบื้องต้น

บทที่ 3 ความรู้เบื้องต้นโปรแกรม Microsoft Access

3.1 ขั้นตอนการใช้โปรแกรม

                   หลังจากเข้าสู่โปรแกรมระบบปฏิบัติการ MS_WINDOWS สามารถเข้าสู่โปรแกรม Access ได้หลายวิธี ตามขั้นตอนต่อไปนี้

                   วิธีที่ 1 เลือกเมนู Start เลือก All Program เลือก Microsoft office เลือก Microsoft Access 2010

                   วิธีที่ 2 คลิกไอคอน shortcut โปรแกรม Access 

หลังจากเข้าสู่โปรแกรม Access จะเข้าสู่หน้าหลักของโปรแกรม และปรากฎเมนูแฟ้มบนจอภาพเพื่อให้สามารถสร้างแฟ้มข้อมูลใหม่ เปิดแฟ้มข้อมูลเดิม บันทึกข้อมูล รวมทั้งแม่แบบในการสร้างฐานข้อมูล เช่น ฐานข้อมูลเว็บ ตัวอย่างแม่แบบ รวมทั้งแม่แบบจากเว็บไซต์ office.com

เลือกเมนูแฟ้ม เลือก สร้าง กรณีสร้างแฟ้มข้อมูล

เลือก เปิด กรณีต้องนำฐานข้อมูลเดิมที่มีอยู่แล้วกลับมาใช้งานอีครั้งหนึ่ง โดยมีรายชื่อบางส่วนให้เลือก หรือเลือก ล่าสุด เมื่อต้องการ ค้นหาจากแฟ้มข้อมูลล่าสุดที่มีการเปิดใช้

               3.2 การสร้างฐานข้อมูลใหม่

                   หมายถึง การสร้างแฟ้มข้อมูลใหม่บน Access สามารถกำหนดได้ดังต่อไปนี้

1.       เลือกเมนูแฟ้ม เลือก สร้าง เลือก ฐานข้อมูลเปล่า

2.       ระบุชื่อแฟ้ม เลือก     เพื่อเลือก Drive และ Folder ที่ต้องการบันทึก

3.       คลิกแถบเครื่องมือสร้าง (หรือคลิก    ที่แถบเครื่องมือด่วน)

4.       จะปรากฏหน้าต่างการออกแบบแฟ้มข้อมูลใหม่ ดังรูปที่ 3.3

ในการออกแบบแฟ้มข้อมูล จะมี Ribbon หรือแถบเครื่องมือจากเมนูหลัก สำหรับการออกแบบทั้งหมด 7 เมนูดังต่อไปนี้

1.    เมนูแฟ้ม ทำหน้าที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับแฟ้มข้อมูลที่เปิดใช้อยู่ การสร้างแฟ้มข้อมูลใหม่ การบันทึกแฟ้มข้อมูล การเปิดแฟ้มข้อมูลเดิม

2.    เมนูหน้าแรก ทำหน้าที่กำหนดคำสั่งพื้นฐานทั่วไป ประกอบด้วย คลิปบอร์ด เรียงลำดับและกรอง ระเบียน ค้นหา และการจัดรูปแบบข้อความ

3.    เมนูสร้าง ทำหน้าที่สำหรับการสร้างวัตถุ สำหรับฐานข้อมูล ประกอบด้วย ตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม รายงาน แมโครและโค้ด รวมทั้งแม่แบบในการสร้างโปรแกรมประยุกต์

4.    เมนูข้อมูลภายนอก ทำหน้าที่ในการนำฐานข้อมูลภายนอกมาใช้ใน Access การส่งออกไปยังฐานข้อมูลอื่นๆ และรวบรวมข้อมูล

5.    เมนูเครื่องมือฐานข้อมูล ทำหน้าที่ในการจัดการฐานข้อมูล ประกอบด้วยการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตาราง การเรียกใช้แมโคร/Visual Basic การติดต่อกับ SQL Sever รวมทั้งการกระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูล

6.    เมนูเขตข้อมูล ทำหน้าที่ในการกำหนดโครงสร้างของเขตข้อมูลบนตารางประกอบด้วย มุมมอง เพิ่มและลบ คุณสมบัติ จัดรูปแบบ และการตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูล

เมนูตาราง ทำหน้าที่ในการจัดการวัตถุตาราง ประกอบด้วย คุณสมบัติ เหตุการณ์ ก่อน/หลัง แมโครที่มีชื่อ และความสัมพันธ์ระหว่างตาราง

จากรูปที่ 3.3 ปรากฏหน้าต่างการออกแบบแฟ้มข้อมูลใหม่ซึ่งประกอบด้วยวัตถุ (Object) หลัก ทั้งหมด 6 ส่วน ดังนี้คือ

เมนู	ความหมาย
ตาราง (Table)	- เพื่อออกแบบข้อมูลแต่ละชนิด รวมเป็นโครงสร้างของข้อมูลแต่ละรายการ โดยมีเครื่องมือช่วยสร้าง
แบบสอบถาม (Queries)	- ลักษณะคล้ายตาราง โดยการนำข้อมูลในตารางหรือแบบสอบถามบางเขตข้อมูลหรือทั้งหมดมาออกแบบ คำนวณค่าต่างๆ ของตัวเลข วันที่ เวลา รวมทั้งเพื่อสอบถาม ค้นหา กรองข้อมูล และสรุปผลในรูปแบบต่าง ๆ ให้กับผู้ใช้
ฟอร์ม (Form)	- การออกแบบการป้อนข้อมูล หรือแสดงผลบนจอภาพในการติดต่อกับผู้ใช้ เพื่อให้เกิดความสะดวกและง่ายในการติดต่อ
รายงาน (Report)	- การออกแบบการนำเสนอตารางข้อมูลหรือผลลัพธ์จากการประมวลผลทางกระดาษพิมพ์บนเครื่องพิมพ์
แมโคร (Macro)	- การสร้างชุดคำสั่งเพื่อให้สามารถทำงานหลายๆ คำสั่งได้อย่างต่อเนื่อง โดยที่ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องมีความรู้เกี่ยวกับการเขียนโปรแกรมมาก่อน
โมดูล (Module)	- สำหรับผู้ที่ต้องการพัฒนาโปรแกรมด้วยการเขียนเป็นคำสั่งการทำงานด้วยภาษา VBA กับงานที่เป็นระบบ การทำงานที่ยุ่งยากและสลับซับซ้อน โดยผู้เขียนจะต้องมีความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับการเขียนโปรแกรม

3.3 การออกแบบตาราง (TABLE)

               หมายถึง การออกแบบโครงสร้างข้อมูลเพื่อกำหนดเขตข้อมูลแต่ละชนิดหรือแต่ละเขตข้อมูล ให้กับการบันทึกข้อมูลแต่ละรายการ ในการเก็บข้อมูลเดิม ที่จะนำไปใช้ในการประมวลผลข้อมูล ดังนั้นการสร้าง Table จึงเป็นส่วนแรกของแฟ้มข้อมูลในการออกแบบฐานข้อมูลที่จะนำไปใช้ในส่วนอื่นๆ ต่อไป

               ขั้นตอนการออกแบบ สามารถออกแบบได้ 2 วิธี ได้แก่

               3.3.1 การออกแบบด้วยคำสั่งตาราง

           - เลือกเมนู สร้าง เลือกตาราง

           - จะปรากฏหน้าต่างการออกแบบให้เลือกดังรูปที่ 3.10

           - การออกแบบตารางแต่ละเขตข้อมูล โดยการเลือก คลิกเพื่อเพิ่ม เลือกชนิดของข้อมูลและระบุชื่อเขตข้อมูลใหม่

                            - เลือก คลิกเพื่อเพิ่ม ไปเรื่อยๆ จนกระทั่งได้เขตข้อมูลครบตามต้องการ

3.3.2 การออกแบบด้วยคำสั่งออกแบบตาราง

           - เลือกเมนู สร้าง เลือก ออกแบบตาราง

           - จะปรากฏหน้าต่างการออกแบบให้เลือกดังรูปที่ 3.11

        ในหน่วยนี้จะกล่าวเฉพาะกรณีผู้ออกแบบกำหนดเอง ดังนั้นหลังจากเลือกออกแบบตาราง ก็จะปรากฏเมนูการออกแบบโครงสร้างตารางดังรูปที่ 3.11

3.4 การออกแบบโครงสร้างข้อมูล

               หมายถึง กรณีสร้างตารางใหม่ด้วย ออกแบบตาราง เพื่อต้องการกำหนดโครงสร้างด้วยตนเอง โดยมีขั้นตอนการออกแบบดังนี้

           เลือกเมนู สร้าง เลือก ออกแบบตาราง

           จะเข้าสู่มุมมองออกแบบ เพื่อออกแบบโครงสร้างข้อมูล โดยแบ่งออกเป็นส่วนต่างๆ ได้ 4 ส่วน ได้แก่

3.4.1 ชื่อเขตข้อมูล สำหรับระบุข้อมูลแต่ละเขตข้อมูล

3.4.2 ชนิดข้อมูล สำหรับระบุชนิดของข้อมูล ซึ่งแบ่งได้ 10 ชนิด ดังตารางแสดงชนิดข้อมูล

               ตารางแสดงชนิดข้อมูล

ชนิดข้อมูล	ประเภทของข้อมูล
Text	- ข้อมูลประเภทตัวอักษรหรือตัวเลขที่ไม่นำไปใช้การคำนวณ จะถูกกำหนดด้วยขนาด หน่วยเป็นจำนวนตัวอักษร
Memo	- ข้อมูลประเภทรายละเอียดหรือการบันทึกบทความ สามารถเก็บได้ 64,000 Byte
Number	- ข้อมูลเชิงตัวเลขจำนวนเต็ม 0 – 9 หรือตัวเลขทศนิยมที่มีทั้งค่าบวกและค่าลบ และยังสามารถนำไปใช้คำนวณได้
Date/Time	- ข้อมูลประเภทวันที่ที่ระบุตามรูปแบบ dd/mm/yy หรือ mm/dd/yy หรือข้อมูลประเภทเวลาที่ระบุตามรูปแบบ h:m:ss ข้อมูลประเภทนี้นอกจากสามารถกำหนดรูปแบบข้อมูลได้แล้ว ยังสามารถนำค่าเหล่านี้ไป คำนวณหาค่าผลลัพธ์ตามรูปแบบที่ต้องการได้
Currency	- ข้อมูลประเภทตัวเลขหรือทศนิยมที่ต้องการสัญลักษณ์ทางการเงิน – และ , กำกับตัวเลข
AutoNumber	- การสร้างตัวเลขที่ใช้ในการนับแบบอัตโนมัติ เช่น 1,2,3,.. หรือค่าตัวเลขที่เกิดจาการสุ่ม
Yes/No	- ข้อมูลเชิงตรรกะ หรือข้อมูล 2 ลักษณะ เช่น Yes/No, True/Fault , On/Off หรือ ชาย/หญิง ฯลฯ
OLE-Object	- ข้อมูลประเภทแฟ้มรูปภาพ หรือภาพกราฟิก รวมทั้งข้อมูลประเภทแฟ้มเอกสารที่สร้างจากโปรแกรมอื่นๆ
Hyperlink	- การเชื่อมโยงข้อมูลไปยังแฟ้มอื่นๆ ภายนอก เช่น แฟ้มข้อมูลอื่น เว็บไซต์ หรือ E – Mail
Attachment	- ข้อมูลประเภทที่แนบแฟ้มข้อมูลกับรายการ เช่น แฟ้มรูปภาพหรือภาพกราฟิก รวมทั้งข้อมูลประเภทแฟ้มเอกสาร

          3.4.3 Description สำหรับอธิบายลักษณะของข้อมูลแต่ละเขตข้อมูล เช่น วิธีการป้อนข้อมูล ความหมายของข้อมูลแต่ละค่าที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

ตัวอย่าง ให้ออกแบบโครงสร้างข้อมูลบุคลากรตามตัวอย่างรูปที่ 3.13 ดังนี้

หลังการออกแบบจะต้องบันทึกโครงสร้างตาราง ตามขั้นตอนดังนี้

           - เลือกเมนู แฟ้ม เลือก save

                                 - ระบุชื่อตารางที่ Table Name แล้วตอบ OK

           จะปรากฏข้อความแจ้งในกรณี ไม่ได้กำหนด Primary Key

• ถ้าตอบ Yes จะสร้างเขตข้อมูล ID เป็นชนิด AutoNumber และกำหนดเป็นคีย์หลัก
• ถ้าตอบ No หมายถึง ผู้ใช้ไม่ต้องการกำหนดคีย์หลัก

3.4.4 คุณสมบัติเขตข้อมูล สำหรับกำหนดคุณสมบัติของเขตข้อมูลแต่ละชนิดเพื่อกำหนดขนาด รูปแบบ ขอบเขตการบันทึก ฯลฯ

                   * ขนาดเขตข้อมูล หมายถึง ขนาดของข้อมูลแต่ละประเภท ดังตารางแสดงขนาดของข้อมูล

          ตารางแสดงขนาดของข้อมูล

ประเภท	ชนิดของข้อมูล
TEXT	- มีหน่วยเป็นจำนวนตัวอักษร เพื่อควบคุมการรับข้อมูลไม่ให้เกินขนาดที่กำหนด ซึ่งสามารถกำหนดได้ไม่เกิน 255 ตัวอักษร
MEMO	- จะเก็บข้อมูลได้สูงสุด 65,535 ตัวอักษร
Number	- จะมีขนาดที่ใช้จัดเก็บดังต่อไปนี้
	Format	ช่วงข้อมูล
	Byte	ให้ค่าเลขจำนวนเต็มมีค่า 0-255
	Integer	ให้ค่าเลขจำนวนเต็มมีค่า -32768 ถึง +32767
	Long Integer	ให้ค่าเลขจำนวนเต็มมีค่าประมาณ +2000 ล้าน
	Single	ตัวเลขที่มีทศนิยมแบบความละเอียดปกติ
	Double	ตัวเลขที่มีทศนิยมแบบความละเอียดเป็น 2 เท่า

          * รูปแบบ หมายถึง รูปแบบข้อมูลในการแสดงผล สามารถกำหนดได้ 2 ลักษณะ คือกำหนดจากรูปแบบเดิมที่มีอยู่แล้ว หรือกำหนดด้วยตนเอง โดยระบุเป็นสัญลักษณ์ตามประเภทข้อมูล ประกอบด้วย ตัวเลข วันที่/เวลา ตัวเลขทางการเงิน Yes/No

          ตัวอย่างแสดงการกำหนดรูปแบบข้อมูล

ประเภทข้อมูล	Format	ข้อมูล	ผลลัพธ์
Number	Standard	1000	1,000.00
Currency	Currency	1000	$1,000.00
Date	Long Date	01/01/54	1 มกราคม 2554
Time	Medium Time	09:25:00	9:25
Yes/No	True/Fault	0	Fault

         

          การกำหนดรูปแบบข้อมูลแบบกำหนดเอง

1)      รูปแบบข้อมูล ประเภท ตัวเลข/ตัวเลขทางการเงิน โดยมีสัญลักษณ์ในการกำหนดดังตาราง

ตารางแสดงสัญลักษณ์ข้อมูลประเภท ตัวเลข/ตัวเลขทางการเงิน

สัญลักษณ์	ความหมาย
#	ตัวเลขแต่ละหลัก จะแสดงเมื่อมีค่าเท่านั้น
0	ตัวเลขแต่ละหลัก จะแสดงค่า 0 เมื่อไม่มีค่าในแต่ละหลัก
,	สัญลักษณ์คั่นตัวเลขทุก 3 หลัก
.	จุดทศนิยม
+	สัญลักษณ์ + นำหน้าค่าบวก และ – นำหน้าค่าลบ
฿ , $	สัญลักษณ์ทางการเงิน
T	ค่าตัวเลขแบบเลขไทย
“ข้อความ”	ข้อความประกอบตัวเลข
[color]

          ตารางตัวอย่างการกำหนดรูปแบบตัวเลขด้วยตนเอง

ค่าตัวเลข	Format	ผลลัพธ์รูปแบบ
1,000	#,###	1,000
1,000	#,###.00 [น้ำเงิน]	1,000.00 (สีน้ำเงิน)
1,000	฿#,###	฿ 1,000
1,000	+#,###	+ 1,000.00
1,000	#,### “บาท”	1,000 บาท
2,500	#,## “บ.”	2,500 บ.

2)      รูปแบบข้อมูลประเภท Date มีสัญลักษณ์ที่เกี่ยวข้องดังตาราง

ความหมาย	ความหมาย
d	วันด้วยตัวเลข 1 หรือ 2 หลัก มีค่าระหว่าง 1-31
dd	วันด้วยตัวเลข 2 หลักเสมอ มีค่าระหว่าง 01-31
ddd	วันของสัปดาห์แบบย่อ เช่น จ อ พ พฤ ศ ส อา
Dddd	วันของสัปดาห์แบบเต็ม เช่น จันทร์ อังคาร พุธ พฤหัส ฯลฯ
m	เดือนด้วยตัวเลข 1 หรือ 2 หลัก มีค่าระหว่าง 1-12
mm	เดือนด้วยตัวเลข 2 หลักเสมอ มีค่าระหว่าง 01-12
mmm	เดือนแบบย่อ เช่น ม.ค. ก.พ. มี.ค. เม.ย. พ.ค. มิ.ย. ... ธ.ค.
mmmm	เดือนแบบเต็ม เช่น มกราคม กุมภาพันธ์ มีนาคม ฯลฯ
yy	ปีแบบ 2 หลัก เช่น 11 หรือ 54
yyy	ปีแบบ 4 หลัก เช่น 2011 หรือ 2554

          ตัวอย่างแสดงตัวอย่างการกำหนดรูปแบบวันที่ด้วยตนเอง

ค่าวันที่	ชนิด	ผลลัพธ์รูปแบบ
01/01/54	dd-mm-yyyy	01-01-2554
01/01/54	d mmm yy	1 ม.ค. 54
01/01/54	ddd d mmmm yyyy	ส 1 มกราคม 2554

3)      ข้อมูลประเภท Yes/No สำหรับข้อมูลแบบ กล่องข้อความ มีค่า 0 และ -1 เท่านั้น

ตารางแสดงข้อมูลประเภท Yes/No

Format	ค่า 0	ค่า -1
Yes/No	No	Yes
“M”; “หญิง”	M	F
“ชาย”; “หญิง”	ชาย	หญิง
“ปวช.”[น้ำเงิน]; “ปวส.”[แดง]	ปวช.(สีน้ำเงิน)	ปวส.(สีแดง)

           - ค่าใหม่ สำหรับคุณสมบัติของข้อมูลประเภท AutoNumber โดยกำหนดการเพิ่มตัวเลขอัตโนมัติมี 2 ลักษณะคือ

• เพิ่มค่า โดยค่าตัวเลขจะเพิ่มทีละ 1 ได้แก่ 1 , 2, 3, ...
• สุ่ม โดยค่ตัวเลขจะเพิ่มด้วยค่าตัวเลขสุ่ม

                          - ตำแหน่งทศนิยม หมายถึง การกำหนดจำนวนหลักของทศนิยมซึ่งจะมีผลกับข้อมูลประเภทตัวเลข ได้แก่ Number หรือ Currency

           - รูปแบบการป้อนข้อมูล หมายถึง การสร้างรูปแบบตัวคั่นข้อมูลแต่ละคำจะใช้สำหรับข้อมูลประเภทรหัสต่างๆ เช่น รหัสพนักงาน รหัสไปรษณีย์ รหัสโทรศัพท์ ฯลฯ โดยมีสัญลักษณ์ที่ใช้ในการออกแบบดังต่อไปนี้

• A แทนตัวเลขหรือตัวอักษรก็ได้ และต้องใส่ค่าเสมอ
• 9 แทนตัวเลข 0-9 เท่านั้น จะใส่ค่าหรือไม่ก็ได้
• L แทนตัวอักษร ก-ฮ หรือ A-Z และต้องใส่ค่าเสมอ
• 0 แทนตัวเลข 0-9 และต้องใส่ค่าเสมอ
• > เปลี่ยนตัวอักษรเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด (กรณีภาษา Eng)
•  < เปลี่ยนตัวอักษรเป็นตัวพิมพ์เล็กทั้งหมด (กรณีภาษา Eng)
• สัญลักษณ์ตัวคั่น เช่น – หรือ ( ) หรือ : หรือ [ ] ฯลฯ

               ตารางแสดงตัวอย่างการกำหนด Input Mask

Input Mask	รูปแบบการบันทึก	ตัวอย่างข้อมูล
>A-999	_-_ _ _	ก-001
>L[0-00]	_[_-_ _]	Z[4-05]
99/99/99	_ _/_ _/_ _	05/08/48
99:99	_ _ : _ _	08:30

           - ป้ายคำอธิบาย หมายถึง คำอธิบายชื่อเขตข้อมูล ใช้แทนชื่อเขตข้อมูลเพื่อให้เข้าใจข้อมูลได้เพิ่มขึ้น เพราะปกติการกำหนดชื่อเขตข้อมูลจะตั้งชื่อให้กระชับเพราะจะได้เรียกใช้ได้ง่ายและสะดวก

                          - ค่าเริ่มต้น หมายถึง การให้ค่าข้อมูลเริ่มต้นสำหรับการบันทึกรายการใหม่ จะกำหนดเมื่อข้อมูลในเขตข้อมูลที่กำหนดมีค่าที่กำหนดเป็นจำนวนมาก จึงนำมากำหนดเป็นค่าเริ่มต้น

           - กฎการตรวจสอบ หมายถึง การสร้างกฎเพื่อตรวจสอบข้อมูลที่บันทึกว่ามีค่าตามที่กำหนดหรือต้องการหรือไม่ ถ้าไม่เป็นไปตามที่กำหนดจะแสดงข้อความเพื่อแจ้งผู้บันทึกหรือแก้ไข

คำสั่งที่ใช้ร่วมในการตรวจสอบ ประกอบด้วย

• ตัวเชื่อม and , or และ not
• Between ค่าเริ่มต้น and ค่าสิ้นสุด

               ตารางแสดงตัวอย่างการกำหนด Validation Rule

ประเภทข้อมูล	Validation Rule	ความหมาย
Text	“เอกชน” or “ราชการ”	ต้องบันทึก เอกชน หรือ ราชการ เท่านั้น
Text	Not “ภาคกลาง”	บันทึกทุกภาค ยกเว้น ภาคกลาง
Number/Currency	>=1,000	มีค่าตั้งแต่ 1,000 เป็นต้นไป
Number/Currency	Between 10 and 1,000	มีค่าระหว่าง 10-1,000
Date/Time	>=01/01/54	บันทึกปี 2554 เป็นต้นไป
Date/Time	Between 01/01/54 and 12/31/54	บันทึกเฉพาะปี 2554 เท่านั้น
Date/Time	<=18:00	บันทึกไม่เกิน 18 นาฬิกา
Date/Time	>=18:30	บันทึกตั้งแต่ 8.30 น. เป็นต้นไป
Date/Time	Between 8:00 and 6:00	บันทึกระหว่าง 8.00-16.00 น. เท่านั้น

           - ข้อความตรวจสอบ หมายถึง ข้อความที่กำหนดขึ้นเพื่อแจ้งผู้บันทึกหรือแก้ไขที่ระบุข้อมูลที่ไม่เป็นไปตามกฎการตรวจสอบ โดยจะใช้ควบคู่กับ Validation Rule

                          - จำเป็น สำหรับกรณีต้องการกำหนดให้บันทึกข้อมูลเสมอถ้าไม่บันทึกจะมีข้อความเตือน โดยมีตัวเลือก 2 ตัวเลือก ได้แก่

• ตอบ ไม่ใช่ หมายถึง บันทึกหรือไม่บันทึกก็ได้
• ตอบ ใช่ หมายถึง จะต้องบันทึกเสมอ

                           - อนุญาตให้ความยาวเป็นศูนย์ หมายถึง ข้อความที่มีขนาดตัวอักษรเป็นศูนย์ หรือ “” ซึ่งจะใช้กำหนดกับข้อมูลประเภท TEXT

• ตอบ ไม่ใช่ หมายถึง ไม่อนุญาตให้บันทึก “”
• ตอบ ใช่ หมายถึง อนุญาตให้บันทึก “”

           - ใส่ดัชนี สำหรับการกำหนดดัชนีข้อมูลให้กับเขตข้อมูลที่เลือก ซึ่งจะถูกกำหนดเป็นคีย์ในการสืบค้น เพระจะมีการเรียงเขตข้อมูลที่ถูกกำหนดเป็นดัชนี โดยสามารถกำหนดได้ 3 ลักษณะคือ

• ตอบ ไม่ใช่ ถ้าไม่ต้องการให้เขตข้อมูลนั้นเป็น Index
• ตอบ ใช่ (มีค่าซ้ำกัน) หรือ Yes ถ้าต้องการให้เขตข้อมูลนั้นเป็น Index และมีค่าซ้ำกันได้
• ตอบ ใช่ (มีค่าซ้ำกัน) หรือ Yes ถ้าต้องการให้เขตข้อมูลนั้นเป็น Index และมีค่าซ้ำกันไม่ได้

           - การบีบ ใช้กับข้อมูลประเภท Text, Memo Hyperlink ให้สามารถบีบอัดข้อมูลที่ใช้รหัส Unicode ทำให้ใช้พื้นที่เก็บได้มากกว่าแบบปกติ

                          - IME Mode และ IME Sentence Mode ใช้ในกรณีติดตั้งโปรแกรม IME เพื่อเปลี่ยนคีย์บอร์ดให้สามารถใช้อักษรภาษาอื่น เช่น จีน ญี่ปุ่น เกาหลี ฯลฯ

           - สมาร์ทแท็ก ทำให้การทำงานข้อมูลใน Access ร่วมกับโปรแกรมภายนอกสะดวกและรวดเร็วขึ้น

           - จัดแนวข้อความ ใช้ในการจัดข้อมูลให้อยู่ในตำแหน่ง ชิดซ้าย ชิดขวา หรือจัดกลาง

                            - แสดงตัวใช้เลือกวันที่ สำหรับข้อมูลชนิด Date/Time โดยจะแสดงปฏิทินสำหรับเลือก วัน เดือน ปี ได้ด้วยความสะดวก โดยไม่ต้องบันทึกด้วยคีย์บอร์ด 

3.5 การป้อนข้อมูลบน Table

               หลังจากออกแบบโครงสร้างตารางและทำการบันทึกโครงสร้างเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อไปก็คือการป้อนข้อมูลลงในตารางซึ่งสามารถป้อนข้อมูลได้ 2 ทาง คือ ป้อนผ่าน Datasheet หรือป้อนผ่านฟอร์มที่สร้างขึ้นซึ่งจะกล่าวในบทถัดไป สำหรับหน่วยนี้จะกล่าวถึงการป้อนข้อมูลผ่าน Datasheet รวมทั้งการลบ/แทรก/แก้ไข ข้อมูลบนตาราง

               3.51 ขั้นตอนการเข้าสู่มุมมองแผ่นข้อมูล

           - เลือกเมนู ตาราง เลือกชื่อตารางที่ต้องการ คลิกขวาเลือก เปิด หรือดับเบิลคลิกชื่อตารางที่ต้องการ

                          - จะปรากฏตารางแผ่นข้อมูล ที่เลือกดังรูปที่ 3.16

จากรูปที่ 3.17 สามารถอธิบายส่วนต่างๆ ได้ดังนี้

1.       แสดงชื่อ Table ที่เปิดอยู่

2.       หมายถึง ตำแหน่งรายการ ที่ชี้อยู่

3.       หมายถึง ตำแหน่งรายการใหม่

4.       หมายถึง ส่วนของการเลื่อนรายการ

จากรูปที่ 3.18 สามารถอธิบายส่วนต่างๆ ได้ดังนี้

1.       หมายถึง ปุ่มเลือกทุกรายการ

2.       หมายถึง ปุ่มเลือกแต่ละรายการ

3.       หมายถึง แถบเลื่อนรายการในแนวตั้ง

4.       หมายถึง แถบเลื่อนเขตข้อมูลในแนวนอน

           3.5.2 การป้อนข้อมูล

                   การป้อนข้อมูลในตารางลักษณะคล้ายการป้อนข้อมูลประเภทตารางในโปรแกรมอื่นๆ เช่นโปรแกรม MS_Excel, MS_Word ฯลฯ ดังนั้นเมื่อต้องการป้อนข้อมูลใหม่ ให้เลือกบรรทัดที่มีเครื่องหมาย   ปรากฏอยู่ หรือคลิกที่ปุ่ม   ที่แถบเลื่อนรายการ ก็สามารถป้อนข้อมูลรายการใหม่ได้ตามต้องการเมื่อป้อนข้อมูลรายการใหม่ได้ตามต้องการเมื่อป้อนข้อมูลเสร็จแต่ละเขตข้อมูล เมื่อต้องการเลื่อนไปยังเขตข้อมูลถัดไปให้ใช้เมาส์คลิกเขตข้อมูลที่ต้องการหรือใช้คีย์บอร์ดในการเลื่อนไปยังส่วนต่างๆ ดังนี้

           3.5.3 การใช้ Lookup Wizard ในการป้อนข้อมูล

                   เป็นเครื่องมือที่ช่วยสร้างตัวเลือกให้กับผู้บันทึกข้อมูล โดยไม่ต้องคีย์ข้อมูลผ่านทางคีย์บอร์ด สามารถใช้กับข้อมูลประเภท Text, Number หรือ Yes/No

           ขั้นตอนการกำหนด

           -  เข้าสู่มุมมองออกแบบ

                              -  เลือกเขตข้อมูลที่ต้องการกำหนด

           -  เลือกชนิดข้อมูล ของเขตข้อมูลเป็น  Lookup Wizard จะปรากฏเมนูให้เลือกดังต่อไปนี้

1.     ฉันต้องการให้เขตข้อมูลการค้นหารับค่าจากตารางหรือแบบสอบถามอื่น

o    เลือกตาราง หรือ แบบสอบถาม ที่ต้องการ

o   เลือกเขตข้อมูลที่ต้องการนำมาสร้างเป็นตัวเลือก

2.       ฉันจะพิมพ์ค่าที่ฉันต้องการเข้าไปเอง

o   ระบุจำนวนคอลัมน์

o   พิมพ์ข้อมูลแต่ละตัวเลือกตามต้องการ

o   เลือกคอลัมน์ที่เป็นตัวเลือก

-  ระบุป้ายชื่อเขตข้อมูล โดยจะปรากฏชื่อเดิม ถ้าต้องการเปลี่ยนแปลงให้พิมพ์ชื่อใหม่

                            -  เลือก เสร็จสิ้น

หลังการออกแบบ ให้เข้าสู่เมนูมุมมอง แล้วคลิกที่เขตข้อมูล pos พบว่าจะมีปุ่มลูกศรทางด้านซ้ายมือ เมื่อคลิกที่ปุ่มลูกศรจะปรากฏรายการตัวเลือกตามที่ออกแบบเพื่อทำการเลือกรายการที่ต้องการดังรูปที่ 3.20

3.5.4 การป้อนข้อมูลในเขตข้อมูลประเภท OLE-Object

                   ในการป้อนข้อมูลประเภท OLE-Object หรือข้อมูลประเภทรูปภาพ กราฟิก เสียงอื่นๆ จะต้องเรียกผ่านโปรแกรมเพื่อเลือกรูปภาพที่ต้องการ โดยมีขั้นตอนดังต่อไปนี้

        -  หลังจากเข้าสู่มุมมอง Datasheet ให้คลิกขวาที่เขตข้อมูล รูปภาพ

                           -  เลือกเมนู แทรกวัตถุ คลิกเลือก สร้างจากแฟ้ม

• สร้างใหม่ หมายถึง การนำรูปภาพผ่านโปรแกรมที่เลือกให้ทำการเลือกประเภทโปรแกรมที่จะนำมาสร้างรูปภาพที่ Object Type
•  สร้างจากแฟ้ม หมายถึง นำภาพที่มีอยู่แล้วมาบันทึกให้ทำการระบุไดรฟ์ โฟลเดอร์ และเลือกชื่อแฟ้มรูปภาพตามต้องการ ดังรูปที่ 3.21

                            - เลือก ตกลง