การจัดการฐานข้อมูลเบื้องต้น

บทที่ 4 การแก้ไขข้อมูล

4.1 การแก้ไขข้อมูล

          การแก้ไขข้อมูลในมุมมอง Datasheet บน Table เพื่อบันทึกข้อมูลให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้อง ดังนั้น เมื่อพบว่าข้อมูลมีความผิดพลาดและต้องการเข้าไปแก้ไขข้อมูล สามารถใช้คำสั่งที่เกี่ยวข้องกับการแก้ไขข้อมูลดังต่อไปนี้

4.1.1         การลบข้อมูล หมายถึง การลบข้อมูลออกจากตาราง สามารถลบได้หลายลักษณะ เช่น ลบทีละรายการ ลบทั้งเขตข้อมูล หรือลบทุกรายการ

4.1.1.1    ลบรายการ เมื่อต้องการลบข้อมูลทั้งรายการ หรือลบเรคคอร์ด สามารถทำได้หลายวิธีดังนี้

-          โดยใช้คีย์บอร์ด โดยให้คลุมรายการที่ปุ่มเลือกรายการ หรือคลุมหลายรายการตามต้องการ แล้วกดปุ่ม Delete ที่คีย์บอร์ด จะปรากฏข้อความเพื่อยืนยันการลบ ตอบ Yes จะลบรายการที่เลือกบันทึก ถ้าตอบ No จะยกเลิกการลบรายการ

 

-          โดยใช้เมนูคำสั่ง โดยการคลุมรายการที่ต้องการลบ เลือกเมนูหน้าแรก เลือกลบ จะปรากฏข้อความยืนยันการลบคล้ายการลบโดยการใช้เมาส์

-          โดยใช้เมนูลัด โดยการคลุมรายการที่ต้องการลบ คลิกขวาเลือก ลบระเบียน จะปรากฏข้อความยืนยันการลบเหมือนการลบโดยใช้เมาส์

4.1.1.2    ลบเขตข้อมูล หมายถึง ต้องการลบ หรือต้องการยกเลิกเขตข้อมูลออกจากทุกรายการ โดยการคลุมหัวเขตข้อมูลที่ต้องการลบ เลือกเมนูหน้าแรก เลือก   (หรือคลิกขวา เลือกลบคอลัมน์ จะปรากฏข้อความยืนยันการลบ ตอบ ใช่ จะลบเขตข้อมูลที่เลือกทันที ถ้าตอบ ไม่ใช่ จะยกเลิกเขตข้อมูล

 

          4.1.1.3 ลบทุกรายการ หมายถึง การลบทุกรายการหรือต้องการลบข้อมูลทั้งหมด โดยการเลือกเมนูหน้าแรก เลือก  หรือคลิกที่ปุ่มเลือกทุกรายการ (ที่มุมบนซ้ายของตาราง) แล้วกดปุ่ม delete จะปรากฏข้อความเพื่อยืนยันการลบ ถ้าตอบ ใช่ จะลบรายการที่เลือกทันที ถ้าตอบ ไม่ใช่ จะยกเลิกการลบรายการ

4.1.2         การย้าย และ คัดลอก ข้อมูล

4.1.2.1    การย้าย หมายถึง การย้ายข้อมูลจากที่เดิม และไปปรากฏยังที่ใหม่ตามที่ระบุ ซึ่งอาจย้ายบางเซลล์หรือทั้งรายการ

4.1.2.2    การคัดลอก หมายถึง การทำสำเนาข้อมูลจากต้นฉบับ และไปปรากฏยังที่ใหม่ตามที่ระบุ ซึ่งอาจทำสำเนาบางเซลล์หรือทั้งรายการ

ขั้นตอนการทำงาน

-          คลิกเลือกเซลล์หรือเลือกรายการที่ต้องการย้ายหรือคัดลอก

o   เลือกปุ่ม  เมื่อต้องการคัดลอก

o   เลือกปุ่ม  เมื่อต้องการย้ายข้อมูล

-          คลิกเลือกเซลล์ใหม่หรือตำแหน่งรายการใหม่ เลือกปุ่ม  

4.1.3         การค้นหาข้อมูล

ขั้นตอนการค้นหา

-          เลือกเมนูหน้าแรก เลือก ค้นหา หรือ  

-          จะปรากฏเมนู ค้นหา สำหรับการค้นหา

o   ให้ระบุข้อมูลที่ สิ่งที่ค้นหา

o   เลือกเขตข้อมูลที่ค้นหาที่ มองหาใน

เขตข้อมูลปัจจุบัน ค้นหาเฉพาะเขตข้อมูลที่ชี้อยู่ขณะนั้นเพียงเขตข้อมูลเดียว

เอกสารปัจจุบัน ค้นหาทุกเขตข้อมูลบนตารางปัจจุบัน

o   เลือกเงื่อนไขการค้นหาที่ ตรงตาม

ส่วนใดๆ ของเขตข้อมูล ค้นหาเขตข้อมูลที่มีข้อมูลที่ค้นหาประกอบอยู่

เขตข้อมูลทั้งหมด ค้นหาเขตข้อมูลให้มีค่าตรงกับข้อมูลที่ค้นหา

เริ่มต้นเขตข้อมูล ค้นหาเขตข้อมูลที่ขึ้นต้นด้วยข้อมูลที่ค้นหา

o   เลือกทิศทางการค้นหาที่ ค้นหา

ทั้งหมด ค้นหาตั้งแต่รายการแรกถึงรายการสุดท้าย

ขึ้น ค้นหาจากรายการที่ชี้อยู่ขึ้นไปจนถึงรายการแรก

ลง ค้นหาจากรายการที่ชี้อยู่ลงไปจนถึงรายการสุดท้าย

     ตรงตามตัวพิมพ์ใหญ่-เล็ก ข้อมูลที่ค้นหาจะต้องมีตัวอักษรพิมพ์เล็ก พิมพ์ใหญ่ ตรงกับที่ระบุไว้ใน สิ่งที่ค้นหา

     ค้นหาเขตข้อมูลตามรูปแบบที่จัดไว้ ค้นหาข้อมูลที่ตรงตามรูปแบบการแสดงผลไว้ในเขตข้อมูลที่สืบค้น

-          หลังจากนั้นให้เลือกปุ่ม ค้นหาถัดไป

          4.1.4 การแทนที่ หมายถึง การค้นหาข้อมูลที่ต้องการ เมื่อค้นพบแล้วการแทนที่ด้วยข้อมูลใหม่ตามที่ระบุไว้

                   ขั้นตอนการแทนที่

-          เลือกเมนู เลือกหน้าแรก เลือก ค้นหา เลือกเมนูแทนที่

-          จะปรากฏเมนูการแทนที่ดังต่อไปนี้

o   ให้ระบุข้อมูลที่ต้องการค้นหาที่สิ่งที่ค้นหา

o   ให้ระบุข้อมูลใหม่ที่ต้องการแทนที่ ที่แทนที่ด้วย

-          หลังจากนั้นให้กดปุ่ม ค้นหาถัดไป เพื่อเริ่มสืบค้น

-          เมื่อค้นพบแล้วให้เลือก

o   แทนที่ เมื่อต้องการแทนที่เขตข้อมูลที่ค้นพบและชี้อยู่เพียงรายการเดียว

o   แทนที่ทั้งหมด เมื่อต้องการแทนที่ทุกเขตข้อมูลที่ค้นพบทุกรายการ

      4.1.5 การจัดเรียงข้อมูล หมายถึง การจัดเรียงลำดับข้อมูลตามเขตข้อมูลที่เลือกโดยสามารถจัดเรียงได้ 2 ลักษณะ คือเรียงจากน้อยไปหามาก หรือเรียงจากมากไปหาน้อย

 ขั้นตอนการจัดเรียง

-          ชี้ที่เขตข้อมูลที่ต้องการจัดเรียง หรือ คลุมเขตข้อมูลที่ต้องการจัดเรียง

-          เลือกเมนูหน้าแรก

-          เลือกประเภทการจัดเรียง

o   เลือก   จากน้อยไปหามาก บนแถบ Ribbon

o   เลือก    จากมากไปหาน้อย บนแถบ Ribbon

4.2 การจัดรูปแบบแผ่นข้อมูล

                   4.2.1 การปรับความกว้างคอลัมน์/ความสูงแถว

                             4.2.1.1 การปรับความกว้างคอลัมน์ หมายถึง การปรับความกว้างแต่ละเขตข้อมูล ซึ่งแต่ละเขตข้อมูลจะมีขนาดของข้อมูลไม่เท่ากัน จึงต้องมีการปรับความกว้างเพื่อให้มีขนาดที่เหมาะส                                      

                        ขั้นตอนการปรับความกว้าง

                             - คลุมเขตข้อมูลที่ต้องการเปลี่ยนความกว้าง

                             - เลือกเมนู หน้าแรก เพิ่มเติม เลือก ความกว้างของเขตข้อมูล

                              - ความกว้างคอลัมน์ ระบุความกว้างด้วยตัวเลขที่ต้องการ

                              -   ความกว้างมาตรฐาน ระบุความกว้างมาตรฐาน

                             4.2.1.2 ปรับความสูงของแถว หมายถึง การปรับความสูงของข้อมูลแต่ละรายการ ซึ่งโดยปกติจะปรับความสูงตามขนาดของตัวอักษร และสามารถกำหนดด้วยต้นเอง

                             ขั้นตอนการปรับความสูง

-          คลุมแถวที่ต้องการปรับค่าสูง

-          เลือกเมนูหน้าแรก เลือกเพิ่มเติม เลือก ความสูงของแถว

o   ความสูงของแถว ระบุขนาดความสูงด้วยตัวเลขตามต้องการ

o   ความสูงมาตรฐาน เมื่อต้องการปรับความสูงขนาดมาตรฐาน

                             4.2.1.3 การเปลี่ยนรูปแบบเซลล์ หมายถึง การกำหนดรูปแบบเซลล์เกี่ยวกับเส้นขอบ สีพื้นหลังเซลล์ รูปแบบเซลล์แบบเรียบ แบบยุบหรือแบบนูน

                             ขั้นตอนการเปลี่ยนรูปแบบเซลล์

-          แสดงเส้นตาราง หมายถึง การกำหนดการตีเส้นขอบ

o   แนวนอน กำหนดตีเส้นขอบเซลล์แนวตั้ง

o   แนวนอน กำหนดตีเส้นขอบเซลล์แนวตั้ง

-          ตีเส้นตาราง หมายถึง การกำหนดตีเส้นขอบทั้ง 2 แนว

-          สีพื้นหลัง หมายถึง การกำหนดสีพื้นหลังแต่ละเซลล์

-          ลักษณะพิเศษของเซลล์ หมายถึง การกำหนดรูปแบบเซลล์ มีให้เลือก 3 ลักษณะ คือ

o   แบน กำหนดรูปแบบเซลล์ปกติ หรือลักษณะแบน

o   ยุบตัว กำหนดรูปแบบเซลล์แบบยุบ

o   ยกขึ้น กำหนดรูปแบบเซลล์แบบยกขึ้นหรือแบบนูน

                 4.2.1.4 รูปแบบอักษร หมายถึง การกำหนดรูปแบบอักษรของข้อมูลแต่ละรายการ ซึ่งสามารถกำหนดรูปแบบอักษร ขนาดอักษร สีอักษร ฯลฯ

                             ขั้นตอนการกำหนดรูปแบบอักษร

-          เลือกเมนูหน้าแรก เลือก การจัดรูปแบบข้อความ โดยมีเมนูการออกแบบรูปแบบข้อความดังนี้

o   แบบอักษร กำหนดแบบอักษร เช่น AngsanaUPC, CordiaUPC, LilyUPC ฯลฯ

o   ขนาด กำหนดขนาดอักษร หน่วยเป็นตัวเลขจำนวนเต็ม

o   รูปแบบอักษร ประกอบด้วย อักษรปกติ ตัวหนา ตัวอักษรเอียง และขีดเส้นใต้

o   สีอักษร หมายถึง การกำหนดสีตัวอักษร

-          ตอบ OK เมื่อเสร็จสิ้นการออกแบบ

                            4.2.1.5 การซ่อน/แสดงคอลัมน์ หมายถึง การซ่อนเขตข้อมูลที่ไม่ต้องการใช้ในขณะนั้นให้ออกไปจากตารางชั่วคราวจนกระทั่งถูกกำหนดให้แสดงอีกครั้ง

                             ขั้นตอนการซ่อนคอลัมน์

-          คลุมเขตข้อมูลหรือคอลัมน์ที่ต้องการซ่อน

-          เลือกเมนู หน้าแรก เลือก เพิ่มเติม เลือก ซ่อนเขตข้อมูล หรือคลิกขวาเลือก ซ่อนเขตข้อมูล

                             ขั้นตอนการแสดงคอลัมน์ เมื่อต้องการนำเขตข้อมูลที่ถูกซ่อนกลับคืนมา

-          เลือกเมนู หน้าแรก เลือกเพิ่มเติม เลือกยกเลิกการซ่อนเขตข้อมูล

-          ให้คลิกเครื่องหมาย √ หน้าชื่อเขตข้อมูลที่ถูกซ่อน

-          เลือก ปิด

                             4.2.1.6 การตรึงคอลัมน์ หมายถึง การตรึงเขตข้อมูลที่เลือกให้ปรากกฎบนจอภาพไม่เลื่อนหายไปจากจอภาพในการเลื่อนเขตข้อมูล โดยปกติมักจะตรึงเขตข้อมูลที่เป็นตัวแทนของข้อมูลแต่ละรายการ

                             ขั้นตอนการตรึงคอลัมน์

-          คลุมเขตข้อมูลที่ต้องการตรึง

-          เลือกเมนูหน้าแรก เลือก เพิ่มเติม เลือก ตรึงเขตข้อมูล หรือคลิกขวาเลือกตรึงเขตข้อมูล

                             ขั้นตอนการยกเลิกการตรึงคอลัมน์

                             เลือกเมนูหน้าแรก เลิกเพิ่มเติม เลือกยกเลิกการตรึงเขตข้อมูลทั้งหมด

4.3 คำสั่งเกี่ยวกับตาราง

          หลังจากที่มีการสร้างและออกแบบตารางตามโครงสร้างที่กำหนด พร้อมที่จะนำไปบันทึกข้อมูลยังมีคำสั่งเกี่ยวกับ Table ที่สามารถกำหนดการทำงานของตาราง ประกอบด้วย การเปลี่ยนชื่อ Table ใหม่ การลบ Table การทำสำเนาตารางจาก Table ต้นแบบไปยังตารางอื่นๆ หรือแฟ้มข้อมูลอื่น

          4.3.1 เปลี่ยนชื่อตาราง หมายถึง การเปลี่ยนชื่อตารางเดิมเป็นชื่อตารางใหม่เพื่อให้เกิดความเหมาะสมกับข้อมูลที่บันทึกหรือเหมาะสมกับการเรียกใช้ตาราง

                   ขั้นตอนการเปลี่ยนชื่อตาราง

-          คลิกชื่อตารางเดิมที่ต้องการเปลี่ยน

-          คลิกขวาเลือก เปลี่ยนชื่อ (หรือคลิกขวาที่ชื่อตารางเดิมที่ต้องการ เลือก เปลี่ยนชื่อ

-          ระบุชื่อตารางใหม่ จะเข้าแทนที่ชื่อเดิม

          4.3.2 หมายถึง การลบตารางที่ไม่ต้องการ หรือไม่มีความต้องการในการใช้งานออกจากแฟ้มข้อมูล

                   ขั้นตอนการลบ

-          คลิกที่ชื่อตารางที่ต้องการลบ

-          เลือกเมนู หน้าแรก เลือก ลบ  

-          จะปรากฏข้อความยืนยันการลบตาราง

ตอบใช่ หมายถึง ต้องการลบตาราง

ตอบไม่ใช่ หมายถึง ต้องการยกเลิกการลบตาราง 

        4.3.3 สำเนาตาราง หมายถึง การคัดลอกตาราง ต้นแบบ ประกอบด้วยโครงสร้างตาราง ข้อมูลในตาราง ไปวางยังตารางสำเนา รวมถึงการนำข้อมูลจากตารางหนึ่งไปเพิ่มต่อท้ายในอีกตารางหนึ่ง ดังมีขั้นตอนการออกแบบต่อไปนี้

                   แบบที่ 1 ทำสำเนาเฉพาะโครงสร้างข้อมูล หมายถึง การทำสำเนาตารางต้นแบบ โดยทำสำเนาเฉพาะโครงสร้างตารางเท่านั้นไปสร้างเป็นตารางใหม่

                   ขั้นตอนการทำสำเนาโครงสร้าง

-          คลิกขวาที่ชื่อตารางต้นแบบ เลือก คัดลอก

-          คลิกขวาที่พื้นที่ว่าง เลือก วาง

-          จะปรากฏเมนูการทำสำเนาตารางดังนี้

o   ระบุชื่อตารางสำเนาที่ ชื่อตาราง

o   คลิกที่  

o   ตอบ ตกลง

o   จะปรากฏตารางสำเนาเพิ่มขึ้นในเมนู ตาราง

                   แบบที่ 2 ทำสำเนาทั้งโครงสร้างและข้อมูล หมายถึง การทำสำเนาข้อมูลจากตารางต้นแบบไปสร้างตารางใหม่ที่มีโครงสร้างตารางและข้อมูลเหมือนตารางต้นแบบ

                   ขั้นตอนการทำสำเนาโครงสร้างและข้อมูล

-          คลิกขวาที่ชื่อตารางต้นแบบ เลือก คัดลอก

-          จะปรากฏเมนูการทำสำเนาตารางดังนี้

o   ระบุชื่อตารางสำเนา ที่ Table Name

o   คลิกที่  

o   ตอบตกลง

o   จะปรากฏตารางสำเนาเพิ่มขึ้นในเมนูตาราง

                  แบบที่ 3 ผนวกข้อมูลไปยังตารางที่มีอยู่ หมายถึง การนำข้อมูลจากตารางหนึ่งทำสำเนาเพื่อจะนำไปเพิ่มต่อท้ายในอีกตารางหนึ่งที่มีโครงสร้างตารางเหมือนกัน

                   ขั้นตอนการทำสำเนาข้อมูลไปต่อท้ายตาราง

-          คลิกขวาที่ชื่อตารางที่จะนำข้อมูลไปเพิ่มต่อท้าย เลือก คัดลอก

-          คลิกขวาที่พื้นที่ว่างเลือก วาง

-          จะปรากฏเมนูการทำสำเนาตารางดังนี้

o   ระบุชื่อตารางที่จะนำข้อมูลไปเพิ่มต่อท้าย ที่ชื่อตาราง

o   คลิกที่ 

o   ตอบ ตกลง

o   จะปรากฏตารางสำเนาเพิ่มขึ้นในเมนูตาราง

                   แบบที่ 4 การทำสำเนาตารางจากแฟ้มข้อมูลอื่น หมายถึง การทำสำเนาตารางต้นแบบจากแฟ้มข้อมูลอื่น ซึ่งอาจเป็นแฟ้ม Access หรือแฟ้มข้อมูลโปรแกรมอื่นๆ ที่มีโครงสร้างข้อมูลอยู่ในรูปตาราง เช่น Excel, Dbase ฯลฯ

                   ขั้นตอนการทำสำเนาตารางจากแฟ้มข้อมูลอื่น

-          เลือกเมนู ข้อมูลภายนอก

-          เลือกประเภทแฟ้มข้อมูลที่ต้องการ Access  หรือ Excel หรือ ODBC

-          เลือกไดร์ฟและโฟลเดอร์ และชื่อแฟ้มข้อมูลที่เรียกดู

-          เลือกตาราง หรือแบบสอบถาม หรือชื่อชีตที่ต้องการ

-          เลือก ตกลง

4.4 ความสัมพันธ์ระหว่างตาราง

     การกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างตาราง ( Table) เพื่อนำตารางที่เกี่ยวข้องมาทำงานร่วมกับ ตารางที่ทำงานอยู่  โดยเฉพาะข้อมูลที่มีการเรียกใช้อยู่เสมอ ถ้าเรียกใช้บ่อยๆ จะทำให้ต้องมีการบันทึกข้อมูลที่ซ้ำซ้อนเป็นจำนวนมาก เช่น การบันทึกการจำหน่ายสินค้าที่จะต้องทราบรหัสสินค้า ประเภท ซื้อสินค้า / ราคา/หน่วยสำหรับการจำหน่ายแต่ละรายการ ดังนั้นการแก้ปัญหาโดยการสร้างข้อมูลดังกล่าวไว้ในตารางสินค้าและกำหนดให้เขตข้อมูล รหัสสินค้า เป็นตัวแทนในการจำหน่ายสินค้า หลังจากนั้นให้สร้างความสัมพันธ์ระหว่างตาราง โดยกำหนดให้เป็นคีย์หลัก (Primary Key) เพื่ออ้างอิงไปยังประเภท ซื้อสินค้า ราคา/หน่วย มาทำงานร่วมโดยไม่ต้องบันทึกซ้ำซ้อนอีกต่อไป

        ข้อกำหนดทราบ

          คีย์รอง(Foreign Key) จะต้องเป็นคีย์หลัก (Primary Key) ของตารางที่อยู่ทางด้านความสัมพันธ์เป็น 1 ของความสัมพันธ์ชนิดหนึ่งต่อกลุ่มๆ(One – to – Many) เสมอ

จะต้องกำหนดให้ชนิดของเขตข้อมูลเหมือนกันทั้งคีย์หลักและคีย์รอง

ตารางที่นำมาสร้างความสัมพันธ์จะต้องเป็นตารางที่อยู่บนแฟ้มข้อมูล Access

กฎการคงสภาพของข้อมูล (Integrity constraint)

         ในตารางที่มีความสัมพันธ์กัน เมื่อมีการแก้ไขหรือการลบข้อมูลในตารางจะมีผลกระทบกับตารางที่เชื่อมความสัมพันธ์อยู่ เพื่อให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องมีความคงสภาพของข้อมูล จึงต้องมีกฎทที่ใช้ควบคุมความถูกต้องซึ่งจะกระทำใน 2 ลักษณะ ได้แก่

       ควบคุมการคงสภาพความถูกต้องของขวัญข้อมูลภายใน Table (ตาราง) เดียวกัน กฎที่ใช้คือ Entity Integrity หรือกฎการคงสภาพของเอนทิตี้

       ควบคุมการคงสภาพคววามถูกต้องของความสัมพันธ์ระหว่าง Table (ตาราง) กฎที่ใช้คือ Referential lntegrity Constraint หรือกฎการคงสภาพอ้างอิง

         ขั้นตอนการออกแบบ

         เลือก Table ชื่อ Person แล้วเลือก Design (ออกแบบ)

         ชี้ที่เขตข้อมูล code คลิกขวาเลือก Primary Key (กำหนดให้เป็นคีย์หลัก)

         คลิกปุ่ม Save   (เพื่อบันทึกโครงสร้าง) แล้วคลิกปุ่ม Close  ดังรูปที่ 4.20

-          เลือกเมนู เครื่องมือฐานข้อมูล (Tools) เลือก ความสัมพันธ์ (Relationships)

-          เลือกตาราง ชื่อ Income และ person เลือก เพิ่ม (Add)เลือก ปิด (Close)

-          จะเข้าสู่หน้าต่างการออกแบบ ความสัมพันธ์ (Relationships)

-          คลิกที่เขตข้อมูล Code จากตารางชื่อ Person ลากไปวางบนเขตข้อมูล Code บนตารางชื่อ Income

-          เลือก บังคับให้มี Referential Integrity

-          เลือก สร้าง (Create) ก็จะได้เส้นเชื่อมความสัมพันธ์ชนิด one to many หรือหนึ่งต่อกลุ่ม