การจัดการฐานข้อมูลเบื้องต้น

บทที่ 6 การสรุปผลข้อมูลและ Action Query

6.1 การสรุปผลข้อมูล (Summary)

           การประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก ๆ พบว่าจะต้องมีการสรุปผลข้อมูลในภาพรวมด้วยค่าทางสถิติรูปแบบต่างๆ ซึ่งจะอยู่ในรูปฟังก์ชั่นสรุปค่า เช่น การหาค่าผลรวม (Sum) ค่าเฉลี่ย (Average) การนับจำนวน (Count) ค่าสูงสุด/ต่ำสุด (Max/Min) ฯลฯ โดยเฉพาะข้อมูลประเภทตัวเลข ซึ่งการสรุปผลด้วย Query สามารถสรุปผลได้ 2 ลักษณะ คือ

                   6.1.1 คำสั่งผลรวม (Total) หมายถึง การออกแบบเพื่อจัดกลุ่มข้อมูลในการสรุปผลข้อมูลด้วยค่าฟังก์ชั่นสำเร็จรูป ซึ่งสามารถออกแบบได้ 2 ลักษณะ คือ

                          1) ตัวช่วยสร้างแบบสอบถามอย่างง่าย (Simple Query Wizard) หมายถึง การออกแบบที่ต้องการตัวช่วยสร้าง (Wizard) ในการออกแบบ

                          ขั้นตอนการออกแบบ

-  เลือกเมนู สร้าง (New) เลือก ตัวช่วยสร้างแบบสอบถาม (Query Wizard)

-  เลือก ตัวช่วยแบบสอบถามอย่างง่าย (Simple Query Wizard) เลือก ตาราง/แบบสอบถาม ที่ต้องการนำมาสรุป

-  จะปรากฏเมนูการออกแบบเพื่อกำหนดค่าต่างๆ ได้แก่

-          เลือกเขตข้อมูลที่จัดกลุ่ม เลือกเขตข้อมูลที่นำมาสรุปผล

-          เลือกเมนู สรุป เลือก ตัวเลือกสรุป

-          เลือกฟังก์ชั่นให้กับเขตข้อมูลที่นำมาสรุปผล เช่น Sum, Avg, Max, Min ฯลฯ

ระบุชื่อแบบสอบถาม ในการบันทึก เลือก เสร็จสิ้น

           ตัวอย่าง ต้องการสรุปค่าผลรวมเงินเดือน และค่าเฉลี่ยเงินเดือน โดยต้องการจัดกลุ่มตามเพศและแผนก

           ขั้นตอนการสรุป

-  เลือกเมนู สร้าง เลือก ตัวช่วยสร้างแบบสอบถาม

-  เลือกตาราง goods เลือกเขตข้อมูล g_code, g_type, g_name price และ stock

-  เลือก ตัวเลือกสรุป เลือก Sum, Avg สำหรับเขตข้อมูล stock และ เลือก Min, Max สำหรับเขตข้อมูล price

-  ระบุชื่อแบบสอบถาม ที่ต้องการบันทึก เลือก เสร็จสิ้น

2) ออกแบบด้วยคำสั่งผลรวม หมายถึง การสรุปผลที่ต้องการเข้าไปออกแบบด้วยออกแบบแบบสอบถาม

           ขั้นตอนการออกแบบ

- เลือกเมนู สร้าง เลือก ออกแบบแบบสอบถาม

- เลือก ตาราง/แบบแบบสอบถาม ที่ต้องการ

- เลือกเขตข้อมูลที่ต้องการจัดกลุ่มและสรุปผลมาวางบนตารางออกแบบ

- เลือก Total หรือกดปุ่ม  บนแถบ Ribbon

- จะปรากฏบรรทัด ผลรวม บนตารางออกแบบแต่ละเขตข้อมูลประกอบด้วย

-   Group By หมายถึง ให้จัดกลุ่มรายการตามเขตข้อมูลที่เลือก โดยจะมีการจัดเรียงเพื่อให้ข้อมูลเหมือนกันมาแสดงเป็นกลุ่มต่อเนื่อง

-    ฟังก์ชันสำเร็จรูป 9 ฟังก์ชัน ได้แก่ Sum (ผลรวม) Avg (ค่าเฉลี่ย) Min (ค่าต่ำสุด) Max (ค่าสูงสุด) Count (นับจำนวน) StDev (ส่วนเบี่ยงเบนมาตรฐาน),Var (ค่าความแปรปรวน) First (ค่าแรกของรายการ) Last (ค่าสุดท้ายของรายการ)

** Expression ใช้กำหนดเขตข้อมูลที่เกิดจากการคำนวณ

** Where ใช้กำหนดเงื่อนไขเพื่อให้แสดงตามเงื่อนไขที่ได้กำหนดในเขตข้อมูลที่เลือกโดยเขตข้อมูลดังกล่าวจะไม่สามารถนำมา แสดงได้

- เลือกคุณสมบัติของแต่ละเขตข้อมูลตามความหมาย

- ระบุชื่อ Query ที่ต้องการบันทึก เพื่อจะนำมาสรุปในครั้งต่อไป

           ตัวอย่าง ต้องการนำตาราง Person มาสรุปผลข้อมูลตามข้อกำหนดต่อไปนี้

1.       จัดกลุ่มตาม sex และ pos ตามลำดับ

2.       สรุปผลค่าผลรวมเงินเดือน และค่าเฉลี่ยเงินเดือน

3.       นำผลรวมเงินเดือนมาคำนวณ ภาษี/เดือน โดยคิดที่อัตราร้อยละ 5

4.       ต้องการสรุปผลเฉพาะตำแหน่งการเงิน และธุรการ เท่านั้น

           ขั้นตอนการออกแบบ

-  เลือกเมนู สร้าง เลือก ออกแบบแบบสอบถาม เลือก ตาราง Person

-  นำเขตข้อมูล sex, dep, sal มาวางบนตารางออกแบบ

-  เลือก ผลรวม หรือ  บนแถบ Ribbon

-  กำหนดการออกแบบบรรทัดผลรวม คำนวณ tax, และสร้างเงื่อนไขดังรูปที่ 6.3

                        -  เลือก มุมมอง เลือก มุมมองแผ่นข้อมูล ก็จะแสดงผลการสรุปตามต้องการ

            6.1.2 คำสั่งแบบสอบถามแบบตาราง หมายถึง การออกแบบเพื่อจัดกลุ่มข้อมูล ที่สามารถออกแบบได้ทั้งแนวนอนและแนวคอลัมน์ มาสรุปผลข้อมูลในรูปฟังก์ชันค่าต่างๆ เช่น การหาค่าผลรวม ค่าเฉลี่ย การนับจำนวน ค่าสูงสุด/ต่ำสุด ฯลฯ โดยเฉพาะข้อมูลประเภทตัวเลข ซึ่งการสรุปผลด้วย Query สามารถสรุปผลได้ 2 ลักษณะ คือ

                          1) ออกแบบด้วย Crosstab Query หมายถึง การออกแบบที่ต้องการตัวช่วยสร้าง ในการออกแบบ

                          ขั้นตอนการออกแบบ

                                -  เลือกเมนู สร้าง เลือก ตัวช่วยสร้างแบบสอบถาม

                                -  เลือก ตัวช่วยสร้างแบบสอบถามแบบตาราง

                                -  จะปรากฏเมนู Crosstab Query Wizard มีขั้นตอนดังนี้

                                -  เลือกชื่อ ตาราง/แบบสอบถาม ที่จะนำมาออกแบบ

                                -  เลือกชื่อเขตข้อมูลที่จะนำมากำหนดเป็นส่วนหัวของแถว กำหนดได้มากกว่า 1 เขตข้อมูล

                                -  เลือกชื่อเขตข้อมูลที่จะนำมากำหนดเป็นส่วนหัวของคอลัมน์ สามารถกำหนดได้เพียงเขตข้อมูลเดียวเท่านั้น

                                -  เลือกเขตข้อมูลที่จะนำค่ามาสรุปผลพร้อมเลือกฟังก์ชันที่ต้องการ ระบุชื่อแบบสอบถาม เลือก เสร็จสิ้น

                           2) ออกแบบด้วยออกแบบแบบสอบถาม หมายถึง การออกแบบด้วยตนเองโดยกำหนดค่าต่างๆ บนตารางออกแบบ Query

                          ขั้นตอนการออกแบบ

-  เลือกเมนู สร้าง เลือก ออกแบบแบบสอบถาม

-  เลือก ตาราง/แบบสอบถาม ที่ต้องการ เลือก ตกลง จะเข้าสู่ตารางออกแบบแบบสอบถาม

-  เลือกเขตข้อมูลที่จะนำมาจัดกลุ่มในแนวแถว (เลือกได้มากกว่า 1 เขตข้อมูล)

-  เลือกเขตข้อมูลที่จะนำมาจัดกลุ่มในแนวคอลัมน์ (เลือกได้เพียง 1 เขตข้อมูลเท่านั้น)

-  เลือกเขตข้อมูลที่จะนำมาสรุปผล

- เลือกเขตข้อมูลที่จะนำมากำหนดเงื่อนไข (เมื่อต้องการสรุปข้อมูลเฉพาะรายการที่ต้องการ)

-  เลือก ออกแบบแบบตาราง จะปรากฏบรรทัด ผลรวม และบรรทัดแบบตาราง เพิ่มขึ้นบนตารางออกแบบ

-        บรรทัด ผลรวม ออกแบบเหมือนคำสั่งผลรวม ในหัวข้อที่ 6.1.1

-        บรรทัด แบบตาราง ประกอบด้วย

        ** หัวข้อของแถว สำหรับเขตข้อมูลที่จะจัดกลุ่มในแนวแถว

        ** ส่วนหัวของคอลัมน์ สำหรับเขตข้อมูลที่จะจัดกลุ่มในแนวคอลัมน์

-  ค่า สำหรับแสดงค่าเขตข้อมูลที่จะนำมาสรุปผล

-  ไม่แสดงไว้ กรณีไม่ต้องการแสดงค่า สำหรับเขตข้อมูลที่กำหนดเงื่อนไข

-  บันทึก โดยเลือกเมนู แฟ้ม เลือก บันทึก หรือเลือก บนแถบเครื่องมือด่วน

           ตัวอย่าง ต้องการนำข้อมูลในตาราง Person มาสรุปหาค่าผลรวมตามข้อกำหนดดังนี้

1.       จัดกลุ่มตาม sex ในแนวแถว

2.       จัดกลุ่มตาม pos ในแนวคอลัมน์

3.       สรุปผลค่าผลรวมเงินเดือน

4.       ต้องการสรุปผลเฉพาะตำแหน่งบัญชีและการเงิน เท่านั้น

           ขั้นตอนการออกแบบ

-  เลือกเมนู สร้าง เลือก ออกแบบแบบสอบถาม

-  เลือก ตาราง Person เลือก เพิ่ม

-  นำเขตข้อมูล sex, pos, sal, pos มาวางบนตารางออกแบบ

-  เลือกออกแบบแบบตาราง

-  กำหนดการออกแบบบรรทัด ผลรวม และบรรทัด แบบตาราง ดังรูปที่ 6.5

-  สร้างเงื่อนไขเฉพาะตำแหน่งบัญชี และการเงิน 

    6.2 Action Query

           หมายถึง การออกแบบเพื่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงต่อข้อมูลในตาราง โดยตรง ซึ่งต่างจากแบบสอบถามที่เคยรู้จักหรือที่กล่าวมา มักจะอยู่ในรูปตารางข้อมูล เพื่อการแสดงผลลัพธ์ของข้อมูลที่ออกแบบ ซึ่งไม่มีผลต่อการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในตาราง Action Query ประกอบด้วย การผนวกข้อมูลในตาราง การปรับปรุง/แก้ไขข้อมูล การสร้างตาราง การลบข้อมูลในตาราง โดยแบบสอบถามประเภทนี้จะแสดงการเปลี่ยนแปลงเมื่อใช้คำสั่ง เรียกใช้ เท่านั้น โดยสามารถรันด้วยเมนูคำสั่ง ขณะออกแบบ หรือเมื่อมีการ เปิด Action Query ก็ถือว่าต้องการเรียกใช้เช่นเดียวกัน

           6.2.1 การผนวกข้อมูลในตาราง หมายถึง การออกแบบแบบสอบถามสำหรับการนำข้อมูลจากตารางหนึ่งไปเพิ่มข้อมูลใหม่ให้กับตารางที่มีอยู่เดิมโดยนำไปต่อท้ายรายการข้อมูลที่มีอยู่เดิม โดยโครงสร้างข้อมูลใหม่จะต้องเหมือนกับโครงสร้างตารางเดิมที่มีอยู่

           ขั้นตอนการออกแบบ

-  เลือกเมนู สร้าง เลือก ออกแบบแบบสอบถาม

-  เลือก ตาราง/แบบสอบถาม ที่จะนำข้อมูลไปเพิ่ม

-  เลือกเขตข้อมูลที่จะนำไปเพิ่ม และกำหนดเงื่อนไขของการเลือกข้อมูล (ถ้าไม่กำหนดหมายถึงเลือกทุกรายการ)

-  เลือกแถบเครื่องมือ ที่เมนูออกแบบ

-  เลือก ชื่อ Table เดิมที่จะนำข้อมูลไปเพิ่มต่อท้าย ที่ Table Name เลือก OK

-  เลือก แฟ้ม เลือก บันทึก เพื่อบันทึกแบบสอบถาม ไว้สำหรับ เรียกใช้ในครั้งต่อไป

  ตัวอย่าง ต้องการนำข้อมูลในตารางแฟ้มนักเรียน (2) ประกอบด้วยข้อมูลนักเรียนรหัส 006-010 จำนวน 5 รายการไปเพิ่มต่อท้ายในตารางแฟ้มนักเรียน          

           ขั้นตอนการออกแบบ

-  เลือกเมนู สร้าง เลือก ออกแบบแบบสอบถาม

-  เลือกตารางชื่อ แฟ้มนักเรียน (2) เลือก ตกลง

-  เลือกเขตข้อมูลทุกเขตข้อมูล โดยคลิกสัญลักษณ์ * มาวางบนตารางออกแบบ

-  เลือกผนวก    ที่แถบเครื่องมือ

-  คลิกที่ ชื่อตาราง เลือกตารางชื่อ แฟ้มนักเรียน เลือก OK

-  เลือกเรียกใช้   ที่แถบเครื่องมือ

-  จะแสดงข้อความคุณกำลังจะผนวกข้อมูลจำนวน 5 แถว ให้ตอบ ใช้

-  เลือก แฟ้ม เลือกบันทึก พิมพ์ชื่อ เพิ่มข้อมูล เลือก ตกลง 

           6.2.2 การปรับปรุงข้อมูลในตาราง หมายถึง การออกแบบเพื่อกำหนดค่าข้อมูล คำนวณค่าตามสูตรที่กำหนด เพื่อบันทึกไปยังเขตข้อมูล และ Table ที่ระบุ โดยสามารถกำหนดเงื่อนไขเพื่อเลือกบันทึกเฉพาะรายการที่ต้องการหรือบันทึกทุกรายการในตาราง

           ขั้นตอนการออกแบบ

-  เลือกเมนู สร้าง เลือก ออกแบบแบบสอบถาม

-  เลือก ตาราง/แบบสอบถาม ที่จะนำมาคำนวณค่าข้อมูล

-  เลือกเขตข้อมูลที่เกิดจากการคำนวณ และเขตข้อมูลที่จะกำหนดเงื่อนไขการคำนวณมาวางบนตารางออกแบบ

-  เลือกออกแบบปรับปรุง      ทีแถบเครื่องมือ

-  จะปรากฏบรรทัด ปรับปรุงเป็น เพิ่มบนตารางออกแบบเพื่อกำหนดค่าหรือสร้างสูตรคำนวณสำหรับเขตข้อมูลที่ต้องการบันทึกค่าจากการคำนวน

-  สร้างเงื่อนไขที่ เกณฑ์ สำหรับเขตข้อมูลที่ต้องการกำหนดเงื่อนไขเพื่อให้บันทึกเฉพาะรายการที่ต้องการ (ถ้าไม่กำหนดหมายถึงต้องการบันทึกในทุกรายการ)

-  เลือก เรียกใช้       ที่แถบเครื่องมือ

-  เลือก แฟ้ม เลือก บันทึก เพื่อบันทึกแบบสอบถามไว้สำหรับเรียกใช้ในครั้งต่อไป

           ตัวอย่าง ต้องการนำ Table แฟ้มนักเรียน มาออกแบบเพื่อหาค่าเกรดของนักศึกษา และบันทึกลงในเขตข้อมูล grade ของตารางทุกรายการ โดยกำหนดเงื่อนไขการให้ค่าเกรดจากเขตข้อมูล score ดังนี้

 ขั้นตอนการออกแบบ

-  เลือกเมนู สร้าง เลือก ออกแบบแบบสอบถาม

-  เลือกตาราง แฟ้มนักเรียน เลือก ตกลง

-  เลือกเขตข้อมูล grade มาวางบนตารางออกแบบ

-  เลือกเมนูปรับปรุง      ที่แถบเครื่องมือ

-  สร้างเงื่อนไขเพื่อกำหนดเกรดในบรรทัด ปรับปรุงเป็น บนตารางออกแบบดังนี้

                    เขตข้อมูล           grade

                    ปรับปรุงเป็น      iif([score]>=80,4,iif([score]>=70,3,iif([score}>=60,2,1)))

-  เลือก เรียกใช้      ที่แถบเครื่องมือ

-  เลือก แฟ้ม เลือก บันทึก ซึ่งประมวลผลเกรดไว้สำหรับการเรียกใช้ในครั้งต่อไป

                   ***หมายเหตุ ในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงคะแนนนักเรียน จะต้องทำการเรียกใช้แบบสอบถาม ใหม่อีกครั้ง โดยการคลิกที่ Query ประมวลผลเกรด แล้วคลิก Open หรือดับเบิลคลิกประมวลผลเกรด

           6.2.3 การสร้างตารางใหม่ สร้างตารางใหม่จาก ตาราง/แบบสอบถาม ที่มีอยู่ โดยสามารถเลือกเขตข้อมูลเฉพาะที่ต้องการได้ หรือเขตข้อมูลที่เกิดจากการรวมเขตข้อมูลหลายตาราง ที่มีความสัมพันธ์กัน ในส่วนของข้อมูลแต่ละรายการ ก็สามารถสร้างเงื่อนไขเพื่อเลือกเฉพาะรายการข้อมูลที่ต้องการ หรือเลือกรายการข้อมูลทั้งหมด

           ขั้นตอนการออกแบบ

-  เลือกเมนู สร้าง เลือก ออกแบบแบบสอบถาม

-  เลือก ตาราง/แบบสอบถาม ที่นำมาออกแบบ

-  เลือกเขตข้อมูลที่ต้องการนำมาสร้างตารางใหม่

-  สร้างเงื่อนไขที่ เกณฑ์ เพื่อเลือกเฉพาะรายการที่ต้องการ (ถ้าไม่กำหนดหมายถึงต้องการข้อมูลทุกรายการ)

-  เลือกสร้างตาราง       ที่แถบเครื่องมือ

-  ระบุชื่อตารางใหม่เพื่อบันทึกตารางใหม่ เลือก ตกลง

                -  เลือกเรียกใช้     ที่แถบเครื่องมือ

เลือก แฟ้ม เลือก บันทึก ชื่อประมวลผลเกรดไว้สำหรับการเรียกใช้ในครั้งต่อไป

           ตัวอย่าง  ต้องการนำตารางแฟ้มนักเรียนมาออกแบบเพื่อสร้างเป็นตารางใหม่ชื่อแฟ้มนักเรียน ปวช. โดยต้องการเฉพาะเขตข้อมูล รหัส ชื่อ สกุล แผนก เกรด และต้องการเฉพาะรายการนักเรียนระดับ ปวช. เท่านั้น

           6.2.4 การลบข้อมูลในตาราง การออกแบบแบบสอบถาม เพื่อลบรายการข้อมูลออกจากตารางตามเงื่อนไขที่กำหนดหรือลบข้อมูลทุกรายการ โดยเฉพาะการลบข้อมูลด้วย Delete Query จะช่วยค้นหาข้อมูลที่ต้องการลบโดยที่ผู้ใช้ไม่ต้องเป็นผู้ค้นหาข้อมูลเอง

           ขั้นตอนการออกแบบ

-  เลือกเมนู สร้าง เลือก ออกแบบแบบสอบถาม

-  เลือก ตาราง/แบบสอบถาม ที่ต้องการนำมาออกแบบ

-  เลือกเขตข้อมูลที่กำหนดเงื่อนไขมาวางบนตารางออกแบบ

-  ระบุเงื่อนไขที่ เกณฑ์ เพื่อกำหนดรายการในการลบข้อมูล (ถ้าไม่ระบุหมายถึงต้องการลบทุกรายการหรือลบข้อมูลทั้งตาราง)

-  เลือกลบ  ที่แถบเครื่องมือ จะปรากฏบรรทัด ลบ บนตารางออกแบบ

-  เลือกเมนู เรียกใช้     ที่แถบเครื่องมือ ก็จะลบรายการข้อมูลตามเงื่อนไข

-  เลือก แฟ้ม เลือก บันทึก ซึ่งประมวลผลเกรดไว้สำหรับการเรียกใช้ในครั้งต่อไป

           ตัวอย่าง  ต้องการออกแบบแบบสอบถาม เพื่อนำมาลบข้อมูลในตารางแฟ้มนักเรียน โดยให้ผู้ใช้เป็นผู้ระบุรหัสนักเรียนที่ต้องการลบทางคีย์บอร์ด

           ขั้นตอนการออกแบบ

-  เลือกเมนู สร้าง เลือก ออกแบบแบบสอบถาม

-  เลือกตารางชื่อแฟ้มนักเรียน เลือก เพิ่ม เลือก ปิด

-  เลือกเขตข้อมูล code มาวางที่ตารางออกแบบ

                   -  สร้างพารามิเตอร์ที่ เกณฑ์ ดังนี้

                                                      เขตข้อมูล           Code

                              เกณฑ์           [ระบุรหัสที่ต้องการลบ(xxx)]

-  เลือกเมนู    ที่แถบเครื่องมือ

-  เลือกเมนู     ที่แถบเครื่องมือ

-  จะปรากฏพารามิเตอร์เพื่อให้ระบุรหัสที่ต้องการลบ หลังจากที่ระบุถ้าค้นพบรหัสที่ต้องการ จะแสดงข้อความเพื่อยืนยันการลบ ถ้าตอบ Yes  ข้อมูลรหัสดังกล่าวก็จะถูกลบทันที ถ้าตอบ No จะยกเลิกการลบข้อมูลดังกล่าว

                   -  เลือก File เลือก Save ชื่อ ลบข้อมูลนักเรียน ไว้สำหรับการรันในครั้งต่อไป

***หมายเหตุ  ในกรณีที่ต้องการลบข้อมูลนักเรียนในตาราง แฟ้มนักเรียน ในครั้งต่อไป โดยการคลิกที่ Query ชื่อลบข้อมูลนักเรียน แล้วคลิก Open หรือดับเบิลคลิก Query ชื่อลบข้อมูลนักเรียน ก็จะปรากฏพารามิเตอร์เพื่อให้ระบุรหัสนักเรียนที่ต้องการลบ