การจัดการฐานข้อมูลเบื้องต้น

บทที่ 7 การออกแบบฟอร์ม (Form)

ความหมายของ Form

หมายถึง การออกแบบการจัดการข้อมูลโดยจะทำการเชื่อมโยงกับฐานข้อมูลในรูป Table/Query เพื่อติดต่อกับผู้ใช้ให้เกิดความสะดวกในการติดต่อข้อมูล เช่น การป้อนข้อมูล การแก้ไขข้อมูล การลบข้อมูล การประมวลผลขอมูลรวมทั้งการสืบค้นข้อมูล โดยมีองค์ประกอบที่เรียกว่า คอนโทรล (Control) มาออกแบบ โดยแบ่งได้ 2 ลักษณะ คือ Bound Control เป็นคอนโทรลที่เชื่อมโยงกับเขตข้อมูลจากแหลางข้อมูล ลักษณะที่สองเยกว่า Unbound Control เป็นคอนโทรลที่ไม่เชื่อมโยงกับเขตข้อมูล การออกแบบคอนโทรลที่ 2 ลักษณะจึงถูกออกแบบเพื่อควบคุมข้อมูลดังกล่าวบนฟอร์ม

ประเภทของ Form

วิธีสร้างฟอร์มสามารถสร้างได้หลายวิธี โดยผู้สร้างสามรถออกแบบได้ด้วยตนเองหรือออกแบบโดยมีตัวช่วยสร้าง (Wizard) โปรแกรม Access สามารถออกแบบได้ทั้งหมด 7 รูปแบบ ดังต่อไปนี้

            7.1 ฟอร์มอัตโนมัติแบบคอลัมน์ (Autoform Columnar)

            หมายถึง ฟอร์มอัตโนมัติแบบคอลัมน์ หรือฟอร์มที่ออกแบบข้อมูลแต่ละเขตข้อมูลในแนวตั้งจากบนลงล่าง และจะแสดงข้อมูล  1 รายการต่อจอภาพ

ขั้นตอนการออกแบบ

•  เลือกตาราง/แบบสอบถาม (Table/Query) ที่ต้องการออกแบบ
•  เลือกเมนู สร้าง (Create) เลือก ฟอร์ม
•  จะได้ฟอร์มอัตโนมัติแบบคอลัมน์ที่ต้องการ
•  บันทึกฟอร์ม (Form) โดยเลือกเมนู แฟ้ม (File) เลือก บันทึก (Save) 

ภาพที่ 7.1  แสดงการออกแบบ Autoform Columner

            7.2 ฟอร์มอัตโนมัติแบบตาราง (Autoform  Tabular)

                หมายถึง ฟอร์มประเภทที่ต้องการแสดงและติดต่อข้อมูลแต่ละรายการในแนวแถวจากซ้ายไปขวา ซึ่งสามารถแสดงข้อมูลได้หลายรายการใน 1 จอภาพ

ขั้นตอนการออกแบบ

•  เลือกตาราง/แบบสอบถาม (Table/Query) ที่ต้องการออกแบบ
•  เลือกเมนู สร้าง (Create) เลือก ฟอร์มเพิ่มเติม เลือก หลายรายการ
• บันทึกฟอร์ม (Form) โดยเลือกเมนู แฟ้ม (File) เลือก บันทึก (Save) 
• ระบุชื่อฟอร์ม เลือก ตกลง (OK)

ภาพที่ 7.2การแสดงการออกแบบ Autoform Tabular

        7.3 ฟอร์มอัตโนมัติแบบแผ่นข้อมูล (Autoform Datasheet)

            หมายถึง ฟอร์มที่นำข้อมูลแต่ละเขตข้อมูลมาเรียงในแนวและคอลัมน์ซึ่งเหมือนกับการแสดงตารางข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูล

ขั้นตอนการออกแบบ

 - เลือกตาราง/แบบสอบถาม (Table/Query) ที่ต้องการออกแบบ

 - เลือกเมนู สร้าง (Create) เลือก ฟอร์มเพิ่มเติม เลือก แผ่นข้อมูล

 - จะได้ฟอร์มแบบแผ่นข้อมูล (ดังรูปที่ 7.2 ) โดยจะแสดงข้อมูลในรูปตารางเช่นเดียวกัน แต่จะอยู่ในรูปแผ่ยข้อมูล ( Datasheet)

ภาพที่ 7.3 แสดงตัวอย่าง Autoform Datasheet

 7.4 ฟอร์มแบบตัวช่วยสร้าง  (Form Wizard)

            หมายถึง  การออกแบบฟอร์มที่มีความซับซ้อนมากขึ้น เช่น ต้องการเฉพาะบางเขตข้อมูลต้องการทำงานร่วมกันหลายตาราง การสร้างฟอร์มย่อยในฟอร์มหลัก ซึ่งจะต้องมีการเชื่อมโยงจากฟอร์มหนึ่งไปยังฟอร์มอื่น ๆ รวมทั้งการออกแบบตัวอักษร พื้นหลังฟอร์ม0าก ตัวช่วยสร้าง (Wizard) ทำให้ได้ฟอร์มที่มีความสมบรณ์แบบได้มากขึ้น ในขณะที่ประเภท Autoform ไม่สามารถทำงานได้ตามที่กล่าวมา

ขั้นตอนการออกแบบ

•  เลือกตาราง/แบบสอบถาม (Table/Query) ที่ต้องการออกแบบ
• เลือกเมนู สร้าง (Create) เลือก ฟอร์มเพิ่มเติม เลือก ตัวช่วยสร้างฟอร์ม  (Form Wizard)
• เลือกเขตข้อมูลที่ต้องการ เขตข้อมูลที่มีอยู่ (Available Fields) โดยการดับเบิลคลิกชื่อเขตข้อมูลไปยัง เขตเมนูที่เลือก (Select Fields) หรือ
  
  ปุ่ม        >       เมื่อต้องการเลือกเขตข้อมูลที่เลือกอยู่ไปยังเขตข้อมูลที่เลือก   ปุ่ม        >>     เมื่อต้องการเลือกทุกเขตข้อมูลไปยังเขตข้อมูลที่เลือกปุ่ม        <       เมื่อต้องการลบเขตข้อมูลที่เลือกออกจากเขตข้อมูลที่เลือกปุ่ม        <<     เมื่อต้องการลบทุกเขตข้อมูลออกจากเขตข้อมูลที่เลือก

• หลังจากเลือกเขตข้อมูลมูลครบตามที่ต้องการ ให้เลือก ต่อไป (Next)    
• เลือกแบบฟอร์มที่ต้องการ ได้แก่ คอลัมน์  (Columnar), ตาราง (Tabular), แผ่นข้อมูล (Datasheet) หรือ เต็มแนว (Justify) ตามต้องการ เลือก ต่อไป (Next)           
• เลือกรูปพื้นหลังแบบฟอร์ม โดยแสดงตัวอย่างแต่ละรูปแบบ ที่เลือกด้านซ้ายมือ แล้วเลือก ต่อไป (Next)    
• ระบุชื่อฟอร์มเพื่อทำการบันทึกด้วยชื่อฟอร์มที่ระบุ  
• เลือกเข้าสู่ เปิดฟอร์มเพื่อดูหรือป้อนข้อมูล (Open the  form to view or enter information) หรือ ปรับเปลี่ยนการออกแบบฟอร์ม (Modify the form's Design) เลือก เสร็จสิ้น (Finish)           

ภาพที่ 7.4 แสดงการออกแบบ Form ด้วย Form Wizad

     7.5 ฟอร์มแบบตัวช่วยสร้างแผนภูมิ  (Chart Wizard) 

            หมายถึง การออกแบบฟอร์มเพื่อนำข้อมูลจาก ตาราง/แบบสอบถาม (Table/Query) มาออกแบบเพื่อแสดงข้อมูลในรูปแผนภูมิ (Chart) รูปแบบต่าง ๆ เช่น แผนภูมิแท่ง แผนภูมิเส้น แผนภูมิวงกลม ตามที่ผู้ใช้ต้องการออกแบบจะสร้างบนโปรแกรม Microsoft Graph และนำมาแสดงในรูปภาพกราฟิก หรือในรูปออฟเจ็กต์OLE

ขั้นตอนการออกแบบ

• เลือกตาราง/แบบสอบถาม (Table/Query) ที่ต้องการออกแบบ
• เลือกเมนู สร้าง (Create) เลือก ฟอร์มเพิ่มเติม เลือก Pivot Chart
• เลือกเขตข้อมูลที่จะกำหนดข้อมูล แกนประเภท (X) , แกนข้อมูล (Z)  และชุดข้อมูลแต่ละชุด (Y)
•  เลือกชนิดของแผนภูมิที่จะนำมาออกแบบที่แถบเปลี่ยนชนิดแผนภูมิ
•  นำเขตที่เลือกไปวางบน Form ต่าง ๆ ตามที่ต้องการ
•  ระบุข้อความที่จะนำมาเป็นข้อมูลในแต่ละแกน (หรือออกแบบชื่อแกน)
• กำหนดว่าจะให้แสดงส่วนที่ใช้อธิบายข้อมูลหรือไม่ ถ้าต้องการให้เลือกแถบคำอธิบายแผนภูมิในเมนูออกแบบ
•  จะได้แผนภูมิที่ออกแบบมาวางบน Form ตามต้องการ
•  บันทึก Form โดยเลือกเมนู  File เลือก Save 

(** หมายเหตุ ในการออกแบบแต่ละวัตถุบนแผนภูมิ ให้คลิกที่วัตถุ แล้วเลือกแถบแผ่น คุณสมบัติก็จะสามารถออกแบบวัตถุได้ตามต้องการ หรือสามารถลบแบบวัตถุดังกล่าว **)

ตัวอย่าง ต้องการนำ Table แฟ้มนักเรียน มาออกแบบแผนภูมิชนิดแท่ง โดยนำคะแนนเฉลี่ย (Average of score) มาเป็นค่า Z โดยจำแนกตาม dep (แผนก) เป็นแกน X และจำแนก class (ระดับชั้น) เป็นแต่ละชุดของแกน Y

ขั้นตอนการออกแบบ

• เลือกตาราง/แบบสอบถาม (Table/Query) ที่ต้องการออกแบบ 
• เลือกเมนู สร้าง (Create) เลือก ฟอร์มเพิ่มเติม เลือก Pivot Chartจะปรากฏหน้าต่างการออกแบบแผนภูมิ พร้อมรายการเขตข้อมูล
• เลือกแถบ เปลี่ยนชนิดแผนภูมิ เลือก แผนภูมิแท่ง
• เลือกเขตข้อมูลที่ต้องการลากมาปล่อยบนตารางออกแบบแผนภูมิ
• คลิกเขตข้อมูล dep ลากมาวางบน ปล่อยเขตข้อมูล ประเภทที่นี่
• คลิกเขตข้อมูล class ลากมาวางบน ปล่อยเขตข้อมูล ชุดข้อมูลที่นี่
• คลิกเขตข้อมูล score ลากมาวางบน ปล่อยเขตข้อมูล ข้อมูลที่นี่
• คลิก Sum of score เลือกแถบ คำนวณอัตโนมัติ เพื่อเปลี่ยนฟังก์ชั่นเป็น  Average
• ระบุชื่อแกน  แถบเลือก  แผ่นคุณสมบัติ เพื่อระบุป้ายคำอธิบาย  และรูปแบบตัวอักษร (แถบ แผ่น คูณสมบัติ ใช้กำหนดรูปแบบวัตถุทั้งหมดที่ออกแบบแผนภูมิ) 
• เลือกแถบ คำอธิบายแผนภูมิ เมื่อต้องการอธิบาย ชุดข้อมูลระดับชั้น
• เลือก  แฟ้ม (File) เลือก บันทึก (Save) ระบุชื่อฟอร์ม เลือก ตกลง (OK)

ภาพที่ 7.5 แสดงการออกแบบ Form ประเภท  Chat Wizad

7.6 ฟอร์มแบบตัวช่วยสร้างตาราง  Pivot  

หมายถึงการออกแบบเพื่อสรุปผลข้อมูลด้วยค่าฟังก์ชัน เช่น Sum, Avg, Max, Min, Count ฯลฯ   โดยจำแนกเชิงกลุ่มทั้งแนวแนวและแนวคอลัมน์ โดยอาศัยโปรแกรม Microsoft Excel ในการสร้างตาราง Pivot           

ขั้นตอนการออกแบบ

• เลือก Table/Query ที่นาออกแบบเลือกเมนู สร้าง (Create)
• เลือก ฟอร์มเพิ่มเติม เลือก Pivot Table
• จะเข้าสู่เมนูการออกแบบ Pivot Table พร้อมแถบเครื่องมือออกแบบ
• เลือกเขตข้อมูลมาวางบนตารางออกแบบ โดยคลิกชื่อเขตข้อมูลลากมาวางบนตารางออกแบบ
• ปล่อยเขตข้อมูลแถวที่นี่ (Row) สำหรับเขตข้อมูลที่นำมาจัดกลุ่มในแนวนอน
• ปล่อยเขตข้อมูลคอลัมน์ที่นี่ (Column) สำหรับเขตข้อมูลที่นำมาจัดกลุ่มในแนวคอลัมน์   
• ปล่อยเขตข้อมูลรวมหรือเขตข้อมูลรายละเอียดที่นี่ (Data) สำหรับเขตข้อมูลที่นำมาสรุปด้วยฟังก์ชันต่าง ๆ (เลือกฟังก์ชันด้วย คำนวณอัตโนมัติ )
• ปล่อยเขตข้อมูลตัวกรองที่นี่ (Flier) สำหรับเขตข้อมูลที่นำมาจัดกลุ่มหรือกรองข้อมูลในแต่ละหน้า
• บันทึก ฟอร์ม (Form) โดยเลือกเมนู แฟ้ม ( File)  เลือก บันทึก (Save)  

ตัวอย่าง  นำ Table  แฟ้มนักเรียน มาสรุปผลเพื่อหาค่ามากที่สุดของคะแนนนักเรียน  โดยต้องการจัดกลุ่มตาม dep (แผนก) ในแนวนอน และจัดกลุ่มตาม class (ระดับชั้น) ในแนวคอลัมน์

ขั้นตอนการออกแบบ

• เลือกตารางแฟ้มนักเรียนที่นำมาออกแบบเลือกเมนู สร้าง (Create) 
• เลือก ฟอร์มเพิ่มเติม เลือก Pivot Table
• จะเข้าสู่เมนูการออกแบบ  Pivot Table พร้อมแถบเครื่องมือออกแบบ
• คลิกเขตข้อมูล dep มาวางบนช่องเขตข้อมูลแถว (Row) คลิกเขตข้อมูล class มาวางในช่อง  ปล่อยเขตข้อมูลคอลัมน์ที่นี่ (Column)  คลิกเขตข้อมูล Score มาวางในช่อง ปล่อยเขตข้อมูลรวมหรือเขตข้อมูลรายละเอียดที่นี่ (Data)       คลิกที่คำนวณอัตโนมัติ             เปลี่ยนฟังก์ชันเป็นคำนวณมากที่สุด (Max) ความต้องการ
• บันทึก ฟอร์ม (Form) โดยเลือกเมนู แฟ้ม ( File)  เลือก บันทึก (Save)  

ภาพที่ 7.6 แสดงการออกแบบ Autoform ประเภท Pivot Table Wizad

7.2.7 ฟอร์มประเภทออกแบบ ( Form Disign)                                                                                         

         หมายถึง  การออกแบบฟอร์มที่ผู้ออกแบบสามารถกำหนดข้อมูล  รูปแบบ  การจัดวาง  รูปแบบการติดต่อบนฟอร์มได้อย่างอิสระ  ตามความต้องการของผู้ใช้    

ขั้นตอนการออกแบบ                                                                      

• เลือกเมนู สร้าง (Create)   เลือก ออกแบบฟอร์ม (Form Design)
• จะปรากฏตารางออกแบบฟอร์ม ดังต่อไปนี้  

 1)  ส่วนประกอบการออกแบบ  Form Design

ภาพที่ 7.7 แสดงส่วนประกอบการออกแบบ From ในมุมมอง Form Design

 - ออกแบบ (Form Design) หมายถึง แถบเครื่องมือที่สามารถนำมาสร้างและออกแบบฟอร์ม  รวมทั้งกล่องเครื่องมือที่ประกอบด้วยคอนโทรลรูปแบบต่าง ๆ เช่น Box ประเภทต่าง ๆ การสร้างรูปภาพ ภาพเคลื่อนไหว เสียง  แฟ้มข้อมูลโปรแกรมต่าง ๆ        

 - แถบเครื่องมือรูปแบบ (Formatting)  หมายถึง  แถบเครื่องมือที่นำมาปรับแต่งและจัดรูปแบบฟอร์มให้เกิดความสวยงามหรือเหมาะสมในการแต่งแบบฟอร์ม

 - รายการเขตข้อมูล (Field List)  หมายถึง  แหล่งข้อมูลจากตาราง/แบบสอบถาม (Table/Query)  ซึ่งจะแสดงด้วยชื่อเขตข้อมูลทั้งหมดที่จะนำมาออกแบบ   

  - แผ่นคุณสมบัติ  (Properties)  หมายถึง  เครื่องมือที่จะใช้กำหนดคุณสมบัติของคอนโทรลต่าง ๆ ที่นำมาออกแบบบนฟอร์ม                

  - พื้นที่ออกแบบฟอร์ม  (Form Design Area)  หมายถึง  พื้นที่ที่จำนำมาออกแบบฟอร์ม  โดยจะแบ่งออกเป็น 5 ส่วน  คือ

  - ส่วนหัวของฟอร์ม/ส่วนท้ายของฟอร์ม (Form Header/Form Footer)  หมายถึง  ส่วนที่ใช้แสดงข้อความรูปภาพหรือข้อมูลที่ต้องการให้แสดงที่ส่วนบน/ส่วนล่างของฟอร์มโดยจะแสดงทั้งบนจอภาพหรือจะพิมพ์ลงกระดาษพิมพ์ และจะแสดงตลอดเวลา  ไม่ว่าฟอร์มนั้นจะมรหน้าเดียวหรือหลายหน้า

  - ส่วนหัวของหน้า/ส่วนท้ายของหน้า (Page Header/Page Footer)  หมายถึง  ส่วนที่จะใช้ในการแสดงเมื่อมีการขึ้นหน้าใหม่  โดยจะแสดงเมื่อพิมพ์ลงกระดาษเท่านั้นจะไม่มีผลทางจอภาพ                                                                     

  -  ส่วนรายละเอียด (Detail)  หมายถึง ส่วนที่จะติดต่อข้อมูลแต่ละรายการในรูปแบบต่าง ๆ ดังนั้นจึงเป็นส่วนที่จะนำเขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูลที่เลือกมาออกแบบบนส่วนรายละเอียด                                                                 

  - ไม้บรรทัด (Ruier)  หมายถึง  เครื่องมือที่จะช่วยในการกำหนดขนาด  ละจัดวางคอนโทรลต่าง ๆ บนฟอร์ม โดยจะแสดงด้านบนสุดในแนวนอน  และกำหนดด้านซ้ายสุดในแนวตั้ง          

2)  การสร้างคอนโทรลต่าง ๆ บนฟอร์ม         

                หมายถึง  การนำคอนโทรลต่าง ๆ เพื่อนมำมาออกแบบบนฟอร์ม ประกอบด้วยเขตจ้อมูลในรูปแบบ Box ประเภทต่าง ๆ รูปภาพ  ภาพเคลื่อนไหว เสียง  การจัดการวาง  การปรับขนาด  การจัดรูปแบบ เช่น ขนาดอักษร รูปแบบตัวอักษร สีอักษร พื้นหลัง การสร้างปุ่มคำสั่งเพื่อให้เกิดประมวลผลต่อเนื่อง  โดยอาศัย tootbar (แถบเครื่องมือ) และ Tootbox (กล่องเครื่องมือ)  มาช่วยในการออกแบบ  

•    การปรับขนาดพื้นที่ของฟอร์ม (Form Design Area)  โดยการเลื่อนไปที่เส้นขอบของพื้นที่ที่อแกแบบ จะปรากฏสัญลักษณ์และมีลูกศร    เพื่อเลื่อนซ้าย/ขวา  และลูกศรเพื่อเลื่อนขึ้นลงได้ตามต้องการ    

ภาพที่ 7.8 แสดงการปรับขนาดพื้นที่ของ Form Design Area

• การกำหนดพื้นหลังของฟอร์ม  หมายถึง  การออกแบบการแสดงพื้นที่หลังของพื้นที่ที่ออกแบบ  จะอย่ในรูป  สีพื้นหลัง  หรือแฟ้มรูปภาพกราฟืก

                 - กำหนดสีด้วยพื้นหลัง (Fill/Back Color)  โดยคลิกที่ส่วนพื้นที่ที่ต้องการออกแบบ  เลือกแถบเครื่องมือ  Fill/Back Color 

  แล้วเลือกสีที่ต้องการ                                                                                                            

                - กำหนดพื้นหลังด้วยรูปภาพ (Picture)  เลือกแถบเครื่องมือภาพพื้นหลัง  จะปรากฏคุณสมบัติของ Form ให้เลือกเมนู Format เลือก Picture  คลิกที่เพื่อเลือกรูปภาพ  โดยเลือกไดร์ฟ  และโฟลเดอร์ที่ต้องการ เลือกชื่อแฟ้มรูปภาพที่ต้องการ  เลือก ตกลง (OK) ที่จะลืมไม่ได้ก็คือ  ให้เลือกแถบคุณสมบัติของ Form เลือกโหมด ขนาดรูปภาพ (Picture Size Mode)  เพื่อปรับรูปภาพเป็น ยืด (Stretch) หรือขยาย (Zoom) จะได้รูปภาพขนาดที่เหมาะสมกับพื้นที่ของฟอร์ม

ภาพที่ 7.9 แสดงการออกแบบพื้นหลังด้วย Auto Format